Hạch toán

Ghi tăng TK 1111, 1121 hoặc giảm 3311             Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; Phải trả nhà cung cấp

Ghi giảm TK 1521, 1551, 6421,…             Nguyên vật liệu; Hàng hóa, thành phẩm; Dịch vụ…

Hướng dẫn thực hiện

1. Trường hợp trả lại nhà cung cấp có xuất hóa đơn điện tử

• Vào phân hệ Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Chọn Mã giao dịch = 5 – Xuất trả lại nhà cung cấp.

• Khai báo các thông tin chung: mã khách, mã kho, diễn giải, ngày hóa đơn, trạng thái,…

• • Người mua/Tên đơn vị/Mã số thuế/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã khách.
  • Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.

• Khai báo thẻ Chi tiết: mã hàng, loại, số lượng, giá bán, tiền,…

• • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • 90. Giảm thuế: dùng để khấu trừ số thuế được giảm vào tổng thanh toán. Lưu ý: chỉ áp dụng cho nghiệp vụ giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP đối với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (sử dụng mẫu Hóa đơn bán hàng, không phải Hóa đơn GTGT).
  • Lưu ý: theo Danh mục chỉ tiêu tính chất hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục IV – Quyết định 1450/QĐ-TCT qui định thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử) thì Loại 01 sẽ tương ứng với Tính chất = 1- Hàng hóa, dịch vụ, Loại 02/03/04 tương ứng với Tính chất = 2 – Khuyến mãi, Loại 05 tương ứng với Tính chất = 3 – Chiết khấu, Loại 08/09/90 tương ứng với Tính chất = 4 – Ghi chú/diễn giải.  
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.

• Chọn hóa đơn: chỉ hiển thị đối với hộ kinh doanh sử dụng phương pháp tính giá NTXT.

• • Đặt con trỏ tại mã hàng cần xuất trả lại và nhấn nút Chọn hóa đơn trên thanh công cụ.

• • Nhấn vào biểu tượng Lọc ở trường Số hóa đơn, chọn hóa đơn và nhấn Nhận.

• • Sau khi chọn, chương trình sẽ ngầm định ra thông tin số lượng, giá của hóa đơn bị xuất trả, cho phép sửa lại.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu Excel khi Import vào chương trình.
  • Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế (hệ thống tự ngầm định).
  • Số bảng kê/Ngày bảng kê: thông tin chưa sử dụng.
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho “Dòng thông tin ghi chú” tự động từ hệ thống khi phát hành hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Khác:

• • Tk ngân hàng/ Tên ngân hàng: thông tin tài khoản ngân hàng của người mua thể hiện trên hóa đơn.
  • Nhóm hàng: dùng để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ bán khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): trường hợp không nhập Mã khách ở phần thông tin chung thì có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
  • Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.
  • Mã giao dịch = 5 – Xuất trả lại nhà cung cấp chỉ cho phép lập hóa đơn với Loại hóa đơn (thẻ Chứng từ gốc) là 1 – Hóa đơn gốc, 6 – Thay thế, 7 – Thay thế khác.

• Nhấn Lưu.
• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in: Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng.

2. Trường hợp trả lại nhà cung cấp không xuất hóa đơn điện tử

• Vào phân hệ Quản lý hộ kinh doanh\ Cập nhật\ Xuất kho, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Chọn Mã giao dịch = 2 – Xuất trả lại nhà cung cấp.

• Khai báo các thông tin chung: mã nhà cung cấp, ngày lập, số phiếu…

• Khai báo thẻ Chi tiết: mã hàng, số lượng, giá, tiền, loại thanh toán,…

• Chọn hóa đơn: chỉ hiển thị đối với hộ kinh doanh sử dụng phương pháp tính giá NTXT.

• • Đặt con trỏ tại mã hàng cần xuất trả lại và nhấn nút Chọn hóa đơn trên thanh công cụ.

• • Nhấn vào biểu tượng Lọc ở trường Số hóa đơn, chọn hóa đơn và nhấn Nhận.

• • Sau khi chọn, chương trình sẽ ngầm định ra thông tin số lượng, giá của hóa đơn bị xuất trả, cho phép sửa lại.

• Nhấn Lưu.
• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.

Lưu ý

• Mã giao dịch: cho phép tạo các mã giao dịch xuất trả khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý (xem hướng dẫn tại Danh mục mã giao dịch).
• Giá xuất trả: người dùng tự nhập hoặc tự động hiện ra khi Lấy số liệu từ hóa đơn.
• Tài khoản vật tư, hàng hóa, dịch vụ được khai báo ngầm định theo Loại chi phí Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
• Tài khoản tiền được xác định dựa theo Loại thanh toán trong Danh mục loại thanh toán. 
• Tài khoản phải trả nhà cung cấp được khai báo ngầm định trong Danh mục khách hàng.
• Trường hợp nhập liệu bằng chứng từ Xuất kho thì luôn ghi nhận vào tài khoản phải trả nhà cung cấp.

Báo cáo kiểm tra, đối chiếu

• Sổ chi tiết vật tư.
• Sổ chi tiết công nợ.
• Bảng kê phiếu xuất.