1. Lập phiếu xuất thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập phiếu xuất.
• Nhấn biểu tượng Tìm trên thanh công cụ để tìm phiếu xuất cần thay thế.
• Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng phiếu xuất cần thay thế, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn Loại phiếu xuất thay thế. Bao gồm các loại sau:

• • Thay thế phiếu xuất: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một phiếu xuất đã tồn tại trên chương trình Fast e-Invoice.
  • Thay thế khác: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một phiếu xuất không tồn tại trên chương trình (ví dụ: thay thế cho phiếu xuất giấy đã lập trước khi áp dụng HĐĐT,…).

• Sau khi chọn loại thay thế, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của phiếu xuất gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin thay thế.

• Phần Thông tin chung:

• • Ngày phiếu xuất: nhập vào ngày phiếu xuất thay thế theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin thay thế.
  • Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin tùy ý.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin phiếu xuất bị thay thế (hệ thống tự động hiển thị và không được phép sửa nếu Loại xử lý = Thay thế phiếu xuất. Trường hợp Loại xử lý = Thay thế khác thì người dùng tự nhập).
  • Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản thu hồi phiếu xuất.
  • Lưu ý: biên bản thu hồi phiếu xuất người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
• Thẻ Xác thực:

• • Xử lý: tùy chọn
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng hóa sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử, đồng thời bỏ dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử) .
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất thay thế (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
• Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập phiếu xuất mới

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập phiếu xuất hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Phiếu xuất yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực. 
  • Để xem trước bản thể hiện phiếu xuất điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Phiếu xuất kho. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu phiếu xuất trước khi xem.

2. Phát hành phiếu xuất thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 3 – Thay thế để phát hành phiếu xuất thay thế.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Loại phiếu xuất, Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu phiếu xuất) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu phiếu xuất khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên phiếu xuất (nếu có).
  • Phát hành phiếu xuất thay thế: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu xác nhận mật khẩu: xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi thực hiện.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.

• Xử lý chuyển phiếu xuất điện tử sau khi phát hành theo từng Quyết định, thông tư:

• • Theo nghị định trước (32, 39, 51): ngay sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động chuyển phiếu xuất điện tử cho người nhận thông qua thư điện tử của người nhận nếu có khai báo tại bước Lập phiếu xuất– thẻ Khác – hướng dẫn phần trên, ngược lại chương trình sẽ ngầm định gửi thư điện tử cho người phát hành.
  • Theo nghị định 123 & thông tư 78:

Hình thức hóa đơn 1 – Không có mã: hệ thống chỉ tự động chuyển phiếu xuất điện tử cho người nhận hay người phát hành nếu trạng thái trả về của Cơ quan thuế sau khi phát hành là Đã chấp nhận (theo dõi trạng thái Cơ quan thuế tại Danh sách phiếu xuất).

Hình thức hóa đơn 2 – Có mã của CQT: xử lý tương tự hình thức hóa đơn 1 – Không có mã.

Hình thức hóa đơn 3 – Bảng tổng hợp: xử lý tương tự như Theo nghị định trước (32, 39, 51).

• Bản thể hiện của phiếu xuất thay thế: 

• Lưu ý:

• • Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ hình trên) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực (phần trên). Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
  • Phiếu xuất bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc) và được xem như phiếu xuất bị hủy/xóa bỏ.