1. Lập chứng từ khấu trừ thuế thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Nhấn biểu tượng Tìm trên thanh công cụ để tìm chứng từ cần thay thế.
• Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng chứng từ cần thay thế, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn loại chứng từ thay thế. Bao gồm các loại sau:

• • Thay thế chứng từ: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một chứng từ cụ thể đã tồn tại trên chương trình Fast e-Invoice.
  • Thay thế khác: dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một chứng từ không tồn tại trên chương trình (ví dụ: thay thế cho chứng từ giấy đã lập trước khi áp dụng chứng từ điện tử,…).

• Sau khi chọn loại thay thế, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của chứng từ gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin thay thế.

• Phần Thông tin chung:

• • Ngày chứng từ: nhập vào ngày chứng từ thay thế theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin thay thế.
  • Được phép bổ sung hoặc xóa các thông tin tùy ý.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin chứng từ bị thay thế (hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa).
  • Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên Biên bản thu hồi chứng từ (nếu có).
• Thẻ Xác thực: thông tin tương tự như lập chứng từ khấu trừ thuế mới.

• Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập chứng từ khấu trừ thuế mới.

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập chứng từ hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Chứng từ khấu trừ thuế yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực. 
  • Để xem trước bản thể hiện chứng từ khấu trừ thuế điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Chứng từ khấu trừ thuế. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu chứng từ trước khi xem.

2. Phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 3 – Thay thế để phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu chứng từ) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu chứng từ khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• • Xem nội dung chứng từ khấu trừ thuế trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên chứng từ (nếu có).
  • Phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu xác nhận mật khẩu: xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi thực hiện.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

• Chuyển chứng từ khấu trừ thuế điện tử sau khi phát hành cho nhân viên:

• Bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế thay thế: 

• Lưu ý:

• • Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ hình trên) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. 
  • Chứng từ khấu trừ thuế bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc) và được xem như chứng từ bị hủy/xóa bỏ.