Chức năng

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Cập nhập\ Lập hóa đơn.

• Nhấn Thêm Mới ở cuối màn hình để tạo hóa đơn:

• Phần Thông tin chung:

• • Đơn vị: chọn đơn vị cần phát hành hóa đơn điện tử.
  • Khách hàng: chọn khách hàng cần phát hành hóa đơn điện tử, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục khách hàng.
  • Người mua/ Tên đơn vị/ Mã số thuế/ Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Khách hàng. Trường hợp không nhập Khách hàng thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.

• Thẻ Hóa đơn:

• • Số hóa đơn/ Mẫu số/ Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Ngày hóa đơn: nhập vào thời điểm lập hóa đơn theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
  • Kiểu thanh toán: chọn hình thức thanh toán (nếu cần).

• Thẻ Chi tiết: nhấn Thêm bản ghi để nhập chi tiết nội dung hóa đơn

• • Mã hàng: chọn mã hàng bán, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tên mặt hàng/ Đvt/ Mã thuế/ Thuế suất: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
  • Số lượng: nhập vào số lượng bán.
  • Giá bán: nhập vào hoặc khai báo ngầm định tại Danh mục giá bán.
  • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau: 
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 06. Khấu trừ tiền sử dụng đất: dùng để khấu trừ vào tiền hàng (đối với hàng hóa bất động sản) khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định và được tính vào tổng thanh toán của hóa đơn.
  • 07. Phí, lệ phí: dùng cho các loại phí, lệ phí theo qui định. Loại này không tham gia tính thuế và được tính vào tổng thanh toán của hóa đơn.
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • Lưu ý: các loại 05, 06, 07, 08, 09 chỉ hiển thị nếu Doanh nghiệp áp dụng cấu trúc dữ liệu hóa đơn điện tử (XML) theo chuẩn mới ban hành tại Quyết định số 635/QĐ-TCT. Liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để khai báo và sử dụng các loại này (nếu cần).
  • Tiền hàng: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
  • Tỷ lệ chiết khấu/ Chiết khấu: nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu nếu xác định được chi tiết theo từng mặt hàng.
  • Mã thuế: chọn loại thuế suất tương ứng cho mặt hàng bán. Xem thêm Danh mục thuế suất thuế GTGT.
  • Không hiện số thứ tự: chạm vào biểu tượng bên dưới nếu không muốn hiển thị số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép chọn đối với các dòng có Loại khác 01.
  • 
  • Nhấn Nhận ở cuối màn hình để lưu bản ghi vào thẻ Chi tiết.

• Thẻ Chứng từ gốc: 

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Lưu ý: trên ứng dụng di động hiện tại chỉ cho phép tạo loại hóa đơn gốc (tức hoá đơn thêm mới), chưa hỗ trợ tạo hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế. 
  • Kiểu thuế: kiểu hiển thị giá trị âm/dương cho hóa đơn khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (hệ thống tự động ngầm định cho nghiệp vụ phát hành hoá đơn mới, hoá đơn điều chỉnh tăng/giảm, hoá đơn thay thế).
  • Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu Excel khi Import vào chương trình khi thực hiện trên trang điện tử. (chưa hỗ trợ trên ứng dụng di động)
  • Mẫu số/ Ký hiệu/ Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế (hệ thống tự ngầm định).
  • Số bảng kê/Ngày bảng kê: thông tin chưa sử dụng.

• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Xử lý:
  •  
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho “Dòng thông tin ghi chú” tự động từ hệ thống khi phát hành hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử). (chưa hỗ trợ trên ứng dụng di động)
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Thông tin:

• • Tk ngân hàng/ Tên ngân hàng: thông tin tài khoản ngân hàng của người mua thể hiện trên hóa đơn.
  • Nhóm hàng: nhập vào để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ (đại diện) khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): trường hợp không nhập Mã khách ở phần thông tin chung thì có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Thẻ Khác: thể hiện các thông tin Tổng doanh thu/ Tổng chiết khấu/ Tổng khuyến mãi/ Thuế khuyến mãi/ Cộng khuyến mãi sau khi nhập liệu ở thẻ Chi tiết.

• Thẻ Tổng cộng: thể hiện các thông tin tổng cộng về Số lượng/ Tiền hàng/ Tiền thuế/ Thanh toán của cả hóa đơn.

• Nhấn Lưu ở cuối màn hình để lưu hoá đơn cần phát hành.

Lưu ý

• Lọc tìm hoá đơn: cho phép người dùng tìm kiếm hóa đơn theo các điều kiện lọc khác nhau

• • Nhấn nút biểu tượng ở góc phải màn hình.

• • Nhập các điều kiện lọc và nhấn Nhận:

• Sửa hoá đơn: cho phép sửa hoá đơn nếu hoá đơn chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực) 

• • Cách 1: tại màn hình kết quả lọc hoá đơn, chạm và giữ hóa đơn cần sửa, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Sửa.

• • Cách 2: tại màn hình xem hoá đơn, nhấn nút Sửa ở cuối màn hình.

• Xoá hoá đơn: cho phép xoá hoá đơn nếu hoá đơn chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực)

• • Chạm và giữ hóa đơn cần xóa, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Xóa.

• Sao chép hóa đơn: cho phép sao chép dữ liệu từ một hoá đơn đã tồn tại sang hoá đơn mới

• • Tại màn hình xem hoá đơn cần sao chép, nhấn biểu tượng ở góc phải màn hình để sao chép dữ liệu hóa đơn.

• • Tại màn hình tạo mới hóa đơn, nhấn biểu tượng bên dưới để dán thông tin vừa sao chép. 

• Xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử: cho phép xem trước nội dung hoá dơn điện tử trước khi phát hành để hạn chế sai sót (nếu có)

• • Chạm và giữ hoá đơn cần xem, kéo từ phải qua trái và nhấn nút In.

• • Chọn Phân loại (ký hiệu hóa đơn) dự kiến phát hành và nhấn Nhận.