Hạch toán

• Ghi nhận doanh thu:

Ghi tăng TK 1111, 1121                                Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng

Ghi tăng TK 5111, 5121,…              Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

• Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Ghi tăng TK 6321                                          Giá vốn hàng bán

Ghi giảm TK 1551                          Thành phẩm; Hàng hóa

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Chọn Mã giao dịch = 1 – Bán hàng.

• Khai báo các thông tin chung: mã khách, mã kho, diễn giải, ngày hóa đơn, trạng thái,…

• • Người mua/Tên đơn vị/Mã số thuế/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã khách.
  • Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Loại thanh toán: chọn loại tiền mặt hoặc chuyển khoản.

• Khai báo thẻ Chi tiết: mã hàng, loại, số lượng, giá bán, tiền,…

• • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • 90. Giảm thuế: dùng để khấu trừ số thuế được giảm vào tổng thanh toán. Lưu ý: chỉ áp dụng cho nghiệp vụ giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP đối với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (sử dụng mẫu Hóa đơn bán hàng, không phải Hóa đơn GTGT).
  • Lưu ý: theo Danh mục chỉ tiêu tính chất hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục IV – Quyết định 1450/QĐ-TCT qui định thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử) thì Loại 01 sẽ tương ứng với Tính chất = 1- Hàng hóa, dịch vụ, Loại 02/03/04 tương ứng với Tính chất = 2 – Khuyến mãi, Loại 05 tương ứng với Tính chất = 3 – Chiết khấu, Loại 08/09/90 tương ứng với Tính chất = 4 – Ghi chú/diễn giải.  
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu Excel khi Import vào chương trình.
  • Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế (hệ thống tự ngầm định).
  • Số bảng kê/Ngày bảng kê: thông tin chưa sử dụng.
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho “Dòng thông tin ghi chú” tự động từ hệ thống khi phát hành hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Khác:

• • Tk ngân hàng/ Tên ngân hàng: thông tin tài khoản ngân hàng của người mua thể hiện trên hóa đơn.
  • Nhóm hàng: dùng để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ bán khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): trường hợp không nhập Mã khách ở phần thông tin chung thì có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
  • Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.

• Nhấn Lưu.
• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in: Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng.

Lưu ý

• Mã giao dịch: cho phép tạo các mã giao dịch bán hàng khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý (xem hướng dẫn tại Danh mục mã giao dịch).
• Mã giao dịch = 1 – Bán hàng: chỉ cho phép lập hóa đơn với Loại hóa đơn (thẻ Chứng từ gốc) là 1 – Hóa đơn gốc, 6 – Thay thế, 7 – Thay thế khác.
• Mã giao dịch = 2 – Điều chỉnh giá, 3 – Điều chỉnh số lượng: chỉ cho phép lập hóa đơn với Loại hóa đơn (thẻ Chứng từ gốc) là 2 – Điều chỉnh giảm, 3 – Điều chỉnh tăng, 6 – Điều chỉnh khác, 9 – Điều chỉnh chiết khấu kỳ.
• Mã giao dịch = 4 – Điều chỉnh thông tin: chỉ cho phép lập hóa đơn với Loại hóa đơn (thẻ Chứng từ gốc) là 4 – Điều chỉnh thông tin.
• Giá bán: ngầm định theo chính sách giá khai báo tại Cập nhật giá bán (nếu có), được phép sửa lại.
• Tài khoản doanh thu được khai báo ngầm định theo Loại doanh thu trong Danh mục loại doanh thu.
  
• Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được xác định dựa vào Mã quỹ tiền mặt, Mã tài khoản ngân hàng khai báo theo Loại thanh toán trong Danh mục loại thanh toán. 
• Tài khoản giá vốn hàng bán được khai báo ngầm định trong Khai báo các tham số tùy chọn.
• Tài khoản hàng hóa, dịch vụ được khai báo ngầm định theo Loại chi phí trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
• Đối với Loại thanh toán = 01 – Tiền mặt, 02 – Chuyển khoản thì hệ thống không thực hiện hạch toán (ghi sổ) tại chứng từ này, người dùng cần thực hiện tại chức năng Thu tiền. Xem hướng dẫn Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ thanh toán ngay.

Báo cáo kiểm tra, đối chiếu

• Sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ chi tiết vật tư.
• Bảng kê hóa đơn bán hàng.